Die Implementierung regulatorischer Anforderungen wie zum Beispiel MaRisk, MIFID II/MIFIR oder Anacredit und das gegenwärtig niedrige Zinsniveau sorgen für stetig wachsende Komplexität im Bankbetrieb und stellen die gesamte Finanzbranche unter zunehmenden Kostendruck. Zur Bewältigung dieser Herausforderungen werden häufig die Sach- und Personalkosten gesenkt, Vertriebsziele erhöht, sowie die innerbetrieblichen Abläufe optimiert oder neu organisiert. Synergieeffekte können jedoch auch durch eine Weiterentwicklung von Qualitätsthemen erzielt werden. Neben der Etablierung eines betrieblichen Vorschlagswesens und Beschwerdemanagements trägt hierfür auch die Einrichtung eines Qualitätsmanagementsystems gemäß VR Process Quality bei. Ein nicht zu unterschätzender Impulsgeber ist in diesem Kontext die klassische Datenkontrolle, die insbesondere zur nachhaltigen
- Optimierung bestehender betrieblicher Prozesse
- Implementierung neuer Prozesse
- Sicherung der Vermögensstruktur des Unternehmens
- Überprüfung und Einhaltung rechtlicher Vorschriften und Gesetzen
herangezogen werden kann.
Eine effiziente Datenkontrolle ist ein Anfang
Die klassische Datenkontrolle ist ein zentrales Instrument zur Qualitätssteigerung im Bankbetrieb. Mitarbeiter in der (zentralen) Datenkontrolle haben einen sehr guten Überblick über die gegenwärtige Qualität, die potenziellen Fehlerquellen bei der Erfassung von Bestandsdaten und mögliche Ansatzpunkte zur präventiven Fehlervermeidung. Die Datenkontrolle überwacht anhand von Geschäftsvorfällen (agreeBAP: Geschäftsvorfallmanagement) und Listenkontrollen (agreeBAP: agree21OnlineViewing) die Geschehnisse des Vortags. Zusätzlich kann die reine, klassische Kontrolle um eine Bestandsdatenkontrolle beziehungsweise Bestandsdatenplausibilisierung erweitert werden (individuelles Geschäftsvorfallmanagement).
AgreeBAP Geschäftsvorfallmanagement (GVM) dient mehreren Zwecken: Einerseits ist GVM ein System zur Dokumentation, Historisierung und Archivierung. Andererseits dient es als Hinweisund Fehleranzeigesystem und fördert dadurch die Datenqualität und -kontrolle als gesamtheitlicher Bestandteil der Bearbeitung innerhalb eines Geschäftsprozesses. Durch die richtige Administration der Geschäftsvorfallvorlagen kann die Bank individuell nach Risiko- und Wirtschaftlichkeitsaspekten entscheiden und Geschäftsvorfälle folgerichtig steuern.
Zur Plausibilisierung sollten insbesondere die grundlegenden Aspekte überprüft werden:
- Welche Folgen verursachen potentielle Fehler?
- Wie wahrscheinlich ist das Auftreten eines Fehlers?
- Wodurch entstehen Fehler und wie können diese gegebenenfalls vermieden werden?
- Wie sind die Banksteuerungsdaten (IKESA, Produktsteuerung, Formular- und Kompetenzen-Administration) administriert?
- Welche Prozesse (Prozesslandkarte) sind installiertund wie sind diese ausgestaltet?
- Treten Kundenreklamationen auf?
In der zielgerichteten Umsetzung sollten nur die Geschäftsvorfälle bearbeitet werden, die kontroll-beziehungsweise bearbeitungsrelevant sind. Bearbeitungsempfehlungen hinsichtlich Priorität, Bearbeitungsaktivität, Bearbeitungshinweis und Kategorie werden seitens der Fiducia & GAD IT AG zur Verfügung gestellt. Eine bankindividuelle Analyse und Risikobeurteilung dieser Empfehlungen ist jedoch zwingend erforderlich und bei Bedarf anzupassen. GVM bietet die Möglichkeit, Geschäftsvorfälle zu bearbeiten, weiterzuleiten sowie die zeitnahe Erledigung nach Fehlerfeststellung durch ein Eskalationsmanagement zu überwachen. Die jeweilige Einstufungsentscheidung eines Geschäftsvorfalls hat Auswirkungen auf die Qualität des Datenbestands und somit auch unmittelbaren Einfluss auf die für Kontrollhandlungen nötige Mitarbeiterkapazität.
Es gibt diverse Optimierungsmöglichkeiten – Transparenz ist jedoch notwendige Basis Grundlage für jegliche Optimierungen hinsichtlich Datenqualität oder Effizienz ist Transparenz, die durch ein eigens für diese Zwecke aufgesetztes Reporting geschaffen wird. Die gezielte Analyse von Fehlerursachen und Fehlerquoten zeigt signifikante Themenschwerpunkte auf, wodurch zielgerichtete Optimierungsmaßnahmen erarbeitet und eingeleitet werden können. Maßnahmen können in diesem Zusammenhang Änderungen in der Produkt-, Kompetenz-, Formular- beziehungsweise Vorgangsadministration sein, Anpassungen der Banksteuerung oder gezielte Weiterentwicklung von Mitarbeitern. Die „Herkunft“ der Fehlerhinweise (bestimmte Marktbereiche oder Fachabteilungen) liefert weitere Hinweise, um die Schwachstellen einzugrenzen. Aus den ermittelten Fehlerquoten (Anzahl Fehler pro Fehlerursache in Relation zu Gesamtanzahl der Geschäftsvorfälle) lassen sich zusätzliche Rückschlüsse auf erweitertes Optimierungspotenzial ableiten. So kann zum Beispiel bei einer geringen Fehlerquote von einer täglichen auf eine periodische Datenkontrolle umgestellt werden. Des Weiteren können lückenlose Kontrollen durch stichprobenartige substituiert werden oder das Überschreiten von bestimmten Bagatellgrenzen Kontrollprozesse initiieren. Durch ein Datenqualitäts-Reporting kann ebenfalls abgeleitet werden, wie gut das Führungssystem anhand von eskalierten Geschäftsvorfällen funktioniert. Ziel muss es sein, alle Fehlerhinweise innerhalb der festgelegten Zeitspanne abschließend zu bereinigen und somit den eingerichteten Eskalationsmechanismus überhaupt nicht in Gang zu setzen.
Unterstützungsleistung des BWGV
Der Geschäftsvorfallmanagement (GVM) – Check bietet die Möglichkeiten, den GVM-Bestand sowie die GVM-Steuerung hinsichtlich diverser Kriterien zu analysieren und auszuwerten.
- Wie funktioniert das Verantwortungsbewusstsein in der Bank anhand des Eskalationsmanagements?
- Sind manuelle Geschäftsvorfallvorlagen im Einsatz?
- Treten redundante Kontrollen auf?
- Wird die Fehlerbereinigung überwacht und mit welchem System?
- Wie werden die Geschäftsvorfallvorlagen administriert (Zuordnungsnummern und Fehlerursachen)?
- Können Kontrollen auf den Kunden verlagert werden?
- Wird innerhalb der Bank tatsächlich ein Vier-Augenprinzip gelebt oder ist es nicht eher ein Sechs-, Acht- oder Zehn-Augenprinzip?
- Was sind die häufigsten Geschäftsvorfälle und wie werden diese optimiert?
- Ist die Arbeitsanweisung konsistent mit der Administration innerhalb des Geschäftsvorfallmanagements?
- Wie hoch ist der Kapazitätsbedarf im Vergleich zu anderen Banken vergleichbarer Größe?
- Ist eine Wertpapierkontrolle beziehungweise sind Online-Viewing-Listen im Geschäftsvorfallmanagement integriert (Medienbuch)?
- Gibt es eine zentrale Datenkontrolle (Datenkontrollmanager)?
- Ist die Datenkontrolle auf die bestehenden Prozesse abgestimmt?
Der GVM-Check gibt explizit Auskunft zu diesen Fragestellungen und bietet zahlreiche Ansätze, detaillierte Analysen durchzuführen und zielgerichtete Optimierungsmaßnahmen abzuleiten. Hierdurch lassen sich Aussagen zur Termintreue für die Fehlerbereinigung, Erledigung von Geschäftsvorfällen, sowie in Teilen zu Vorgangs-, Formular-, Kompetenz- beziehungsweise Produktadministration und Banksteuerung treffen. Neben dem GVM-Check bietet der BWGV auch weitere Module zur Optimierung der Datenkontrolle an. Langfristig sollte die klassische Datenkontrolle durch eine risikobasierte Individualisierung von Geschäftsvorfällen unterstützt werden. IDA Standardberichte zur Bestandsplausibilisierung, periodische und stichprobenweise Kontrollen, sowie individualisierte Geschäftsvorfälle schaffen die Basis für eine effiziente Datenkontrolle. Technische Hilfsmittel sowie das Verlagern von Kontrollhandlungen auf Kundenseite können hierbei weitere Erleichterungen bieten und einen wertvollen Beitrag zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit leisten. Die zunehmende Serviceorientierung vieler Banken und die Verpflichtung, rechtliche Vorschriften und Gesetzen zu erfüllen, stellen heute schon hohe Anforderungen an die Datenqualität. Ein abgestimmtes Kontroll-System sichert die Datenqualität nachhaltig. Stellen Sie die Weichen in Richtung Zukunft und fangen Sie mit der Optimierung der Datenkontrolle an.
