Herr Müller, im Bereich Bildung hat sich in den vergangenen Monaten viel getan, was war besonders prägend?
Ralph Müller: In den vergangenen Monaten haben wir alle erlebt, dass die Corona-Pandemie der Digitalisierung eine neue Dynamik gegeben und auch die Bildungs- und Veranstaltungswelt verändert hat. Sowohl im reinen Bildungsbereich unserer Akademie Karlsruhe als auch im Hotel haben wir unmittelbar die Kundenreaktionen erlebt. Homeoffice, Kontakteinschränkungen und Hygienemaßnahmen haben dazu geführt, dass in vielen Fällen auf komprimierte Webinare, Web-Based-Trainings oder Online-Seminare umgestellt wurde.Unternehmen, Seminarteilnehmer und auch Trainer haben sich schnell an diese digitalen Formate, Methoden, aber auch die neue Flexibilität zu entscheiden, ob man am Arbeitsplatz oder im Homeoffice teilnimmt, gewöhnt. Gleichzeitig bleibt aber auch der starke Wunsch nach persönlichen Trainings und wieder mehr Möglichkeiten zum Austausch bestehen.
Für uns im Bereich Bildung war deshalb schnell klar, dass wir die positiven Erfahrungen zum Beispiel mit digitalen Angeboten und Selbstlernformaten, aber eben auch die Themen Flexibilität, Planungssicherheit, Austausch und optimale Einbindung der digitalen Teilnehmer in unsere Lern- und Veranstaltungswelt integrieren möchten, weil diese Zeit das Verhalten und die Bedürfnisse unserer Teilnehmer und Gäste nachhaltig verändert hat.
Wie sind Sie vorgegangen, um eine Lösung für die veränderten Kundenbedürfnisse zu entwickeln und umzusetzen?
Ralph Müller: Wir haben uns direkt nach der ersten Pandemie-Welle im Sommer 2020 in einem Zukunfts-Workshop damit befasst, welche Veränderungen wir bei den Kundenwünschen erleben, was sich durch Corona verändert hat, welche gesellschaftlichen Trends sich abzeichnen und welche Entwicklungen es in der genossenschaftlichen Gruppe gibt. Anschließend haben wir mehrere Monate in drei Arbeitsgruppen und in einem agilen Projektumfeld an der Umsetzung erster Themen gearbeitet. Dabei ging es zum einen um die Transformation von der analogen in die digitale Welt. Hier wurde, um nur zwei Beispiele zu nennen, das Thema digitale Teilnehmerunterlagen und die neue Kommunikationsform über einen Chatbot bearbeitet und bereits erfolgreich umgesetzt. Darüber hinaus hat sich eine weitere Gruppe mit unserem Campus als Ort der Begegnung, des Wohlfühlens, des Netzwerkens und der Erlebbarkeit der Geno-Welt befasst. Hier können wir nur so viel verraten, dass sich unsere Mitglieder über viele tolle Neuigkeiten freuen dürfen, die wir in Kürze veröffentlichen werden.
Und − last but not least − war ein ganz wesentliches Ergebnis des Workshops, dass wir eine hybride Lern- und Veranstaltungswelt schaffen möchten mit den Zielen (Planungs-)Sicherheit trotz unsicherer Zeiten und maximale Flexibilität bei Seminaren, Workshops aber auch Veranstaltungen, die unsere Mitgliedsgenossenschaften in unserem AkademieHotel selbst planen. Virtuelle Teilnehmer sollen von reinen Zuhörern zu begeisterten Beteiligten werden und Präsenzteilnehmer sich sicher und entspannt bei uns auf dem Campus fühlen. Dazu haben wir die besten Aspekte von digitalen und Präsenzveranstaltungen kombiniert und unsere neue hybride Lern- und Veranstaltungswelt geschaffen.
Frau Cloer, Sie sind als Prozessmanagerin Digitalisierung und Kundenzentrierung für das Thema hybride Lern- und Veranstaltungswelt verantwortlich. Was genau verbirgt sich denn hinter dem Wort „hybride Veranstaltung“?
Diana Cloer: Zum einen Wahlfreiheit und zum anderen Kundenorientierung. Denn nur wenn der Kunde die Wahl hat, ob er digital oder in Präsenz teilnimmt, ist das für uns eine echte „hybride Veranstaltung“, die im Kern die smarte Vereinigung einer Präsenzveranstaltung und eines Streaming-Events darstellt. In der Veranstaltung selbst werden die virtuellen Teilnehmenden über unsere neuen technischen Lösungen nicht einfach zugeschaltet, sondern barrierefrei eingebunden und können so mit Referenten und anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmern just in time interagieren. Und dabei ist es egal, von wo aus sich die digitalen Teilnehmenden zuschalten. Die Kommunikation zwischen allen Beteiligten soll auf Augenhöhe erfolgen, weshalb wir mit entsprechend großen Displays dafür sorgen, dass die Präsenzteilnehmer die digitalen Teilnehmenden sehen können.
Umgekehrt können die digitalen Teilnehmer die Präsenzteilnehmenden über eine Konferenz-Kamera mit Auto-Framing im Raum sehen. Die Mikrofonanlage ist so gut in den Raum integriert, dass sich Teilnehmende problemlos aus der hintersten Reihe im Raum zu Wort melden und von den digitalen Teilnehmern einwandfrei verstanden werden können. So erfolgt diese barrierefreie Kommunikation und Einbindung ohne Streuverluste und macht richtig Spaß. Unsere ersten Pilotveranstaltungen und auch einige interne Besprechungen und Workshops haben Teilnehmende sowie Kolleginnen und Kollegen begeistert und wir sind stolz, dass wir bereits ab September 2021 viele Präsenzangebote auf die hybride Durchführungsart umstellen konnten.
Was sind die Vorteile?
Diana Cloer: Mit unserer hybriden Ausstattung ermöglichen wir eindrucksvolle Seminare, Tagungen, Sitzungen, Meetings und viele weitere Veranstaltungsarten mit modernster Technik. Diese garantiert eine zuverlässige Durchführung, unabhängig von Inzidenzwerten.
Unternehmen können gegebenenfalls Reisezeiten und -kosten einsparen und ihre Arbeitgeberattraktivität steigern, weil persönliche Belange ihrer Mitarbeitenden berücksichtigt werden können. Beispielsweise bei Betreuungsherausforderungen oder sonstigen Hindernissen, die gegebenenfalls auch kurzfristig einer ursprünglich geplanten Anreise im Weg stehen.
Präsenzteilnehmende erwartet nach wie vor eine entspannte Atmosphäre vor Ort, ein ausgezeichnetes Hygienekonzept und regionale Köstlichkeiten auf dem Campus. Wer den Präsenzaustausch und das Netzwerken vor Ort zu schätzen weiß, muss nicht darauf verzichten. Digitale Teilnehmer hingegen verbringen den freien Abend zu Hause und loggen sich am nächsten Tag einfach wieder ein. So steigern sie ihre private Nettozeit für sich selbst, die Familie oder Freunde und erhalten dennoch den gleichen Input durch die volle Einbindung in das Veranstaltungsgeschehen vor Ort.
Multitaskingfähige Teilnehmer, denen Effizienz sehr wichtig ist, können die digitale Teilnahme für sich nutzen, um in Zeiten, in denen gerade ein Thema behandelt wird, das ihnen bereits bekannt ist, E-Mails oder Sonstiges parallel aus dem Büro zu erledigen. Oder wichtige geschäftliche Meetings und Termine dazwischen wahrzunehmen. Wir freuen uns und befürworten natürlich, wenn sich Teilnehmende voll und ganz auf das Seminar konzentrieren, akzeptieren es aber natürlich auch, wenn Teilnehmer so Vorteile für sich aus der digitalen Teilnahme ziehen können. Gerade wenn sich Teilnehmende nur für bestimmte Themen auf einer Tagesordnung interessieren, müssen sie nicht für das große Ganze anreisen, sondern können sich zu den Slots einwählen, die für sie relevant sind.
Diese Vorteile gelten natürlich nicht nur für hybride Veranstaltungsformate der BWGV-Akademie, sondern für alle hybride Veranstaltungsformate, die unsere Mitgliedsgenossenschaften bei uns im AkademieHotel durchführen. Auch Sitzungen, Meetings und Workshops mit einer kleineren Teilnehmeranzahl von vier bis zehn Personen können zu attraktiven Preisen mit verschiedenen mobilen Hardware-Elementen in all unseren Räumlichkeiten umgesetzt werden.
Gibt es besondere technische Voraussetzungen für virtuelle Teilnehmende?
Diana Cloer: Wie bei allen digitalen Lösungen ist die Internetverbindung sehr wichtig. Wir empfehlen daher immer die Teilnahme über eine stabile LAN-Verbindung. Um die vollständige Einbindung der virtuellen Teilnehmenden gewährleisten zu können, empfehlen wir die Nutzung eines Endgeräts mit Kamera und Funk-Headset. Auch die integrierten Lautsprecher und Mikrophone funktionieren, aber die Tonübertragung ist hier leider meist deutlich schlechter. Wir empfehlen den digitalen Teilnehmern, sich immer zu „muten“, wenn sie gerade nicht sprechen. Natürlich ist auch die Teilnahme ohne Kamera möglich, sie widerspricht jedoch dem Gedanken der vollständigen Einbindung und auf Dauer ist es auch sehr anstrengend, einem Sprecher „ohne Gesicht“ zu folgen.
Und nun noch eine Frage für Technikbegeisterte. Welche besonderen Highlights haben Sie auf dem Bildungscampus neu installiert?
Diana Cloer: In jedem unserer Videokonferenzräume stehen dem Kunden neueste Projektionstechnik, eine Full-Vision Bildwand 300 mal 188 Zentimeter, eine Huddly-IQ-Konferenz-Kamera mit Auto-Framing, ein Beamtracking-Mikrofonsystem und ein Line-Array-Lautsprechersystem zur Verfügung. Die festverbaute Ausstattung wird um ein Display als Vorschaumonitor für den Trainer, entweder auf Bodenroller (55 Zoll) oder auf elektrisch höhenverstellbarem Standroller (75 Zoll) inklusive einer PTZ-Kamera mit SmartFrame und einem Display als Vorschaumonitor (75 Zoll und ebenfalls elektrisch höhenverstellbar) für die Teilnehmer mobil ergänzt. Zusätzlich stehen für Gruppenarbeiten hybride Break-out-Rooms zur Verfügung. Hierzu stehen zwei interaktive Multitouch-Displays (85 Zoll) mit integrierter UC-Hardware auf elektrisch höhenverstellbarem Rollwagen und zwei Displays (65 Zoll) mit Video-Konferenz-Soundbar auf Rollwagen mobil zur Verfügung. Das Cynap-Pure-Pro-Präsentationssystem ermöglicht eine leistungsstarke drahtlose Datenübertragung zur Präsentationstechnik für alle Windows-, Mac-, iOS- und Android-Clients.
Beraten und begleitet wurden wir von den Experten unseres erfahrenen Technikpartner KWD AudioVisual aus Karlsruhe, die für uns eine individuelle und integrierte Systemlösung aus innovativen Technologien geschaffen haben, die − trotz aller technischen Möglichkeiten − einfach und intuitiv zu bedienen ist. Wer hier mehr wissen möchten, den laden wir herzlich ein, unsere Technik vor Ort zu erleben und am 8. Oktober beim Erlebnistag „Hybride Lern- und Veranstaltungswelt“ mit Klaus Walter von KWD und den direkten Hersteller-Partnern ins Gespräch zu kommen.
Ab wann kann man hybride Veranstaltungen erleben?
Die ersten hybriden Seminare und Tagungen sind bereits im September gestartet und wir freuen uns natürlich über weitere Anmeldungen. Die Liste der Veranstaltungen und weitere Informationen finden Interessierte auf unserer Website unter www.bwgv-akademie.de.
Unsere Mitgliedsgenossenschaften und Kunden können ab sofort aber auch eigene Workshops, Tagungen, Sitzungen oder Events hybrid und damit sicher und flexibel planen und ihre Teilnehmenden mit der smarten Durchführung und Wahlfreiheit überraschen. Wir halten den Veranstaltern mit unserem technischen Support dabei den Rücken frei.
