Digitalisierung im Fuhrpark – Fuhrparkcheck kann rechtliche Lücken aufdecken

Die Welt der Mobilität verändert sich so schnell wie nie zuvor. Auslöser dafür sind eine Reihe aktueller Megatrends. Experten nennen diese „ACES“, stehend für die Begriffe „Autonomous“, „Connected“, „Electric“ und „Shared“. Jeder dieser Themenbereiche entwickelt sich rasant weiter, die entsprechenden Veränderungen sind bereits im realen Leben bemerkbar. Auch im Umfeld der Fuhrparks und der Fuhrparkprozesse gibt es eine Vielzahl von Lösungen, die Nutzern und Verantwortlichen das Leben erleichtern, Prozesse vereinfachen und Kosten einsparen können. Einige Beispiele für konkrete Digitalisierungsmaßnahmen haben wir Ihnen im Folgenden zusammengestellt:

Digitale Bestellung der Fahrzeuge

Spätestens seit dem ersten Covid-Lockdown ist der Gedanke, alltägliche Gegenstände vom Sofa aus zu bestellen, zum Standard geworden. Auch in der Automobilwelt ist diese Idee seit langem präsent. Neue Marktteilnehmer, wie etwa Tesla, machen es den etablierten Herstellern vor und setzen ausschließlich auf einen Online-Vertrieb ihrer Produkte. Ein klassisches Händlernetz gibt es nicht, Serviceleistungen werden über die Netzwerke von Werkstattketten abgebildet. Diesen Gedanken verfolgt die DRWZ Mobile mit ihrem Leasing-Konfigurator. Herstellerübergreifend besteht mit diesem die Möglichkeit, individuelle Fahrzeuge zu konfigurieren, diese zu bestellen und sogar auf Wunsch bis vor die Haustür liefern zu lassen. Genossenschaftliche Unternehmen können somit ohne den Weg zum Händler ihre Leasing-Raten auf Basis der DRWZ-Mobile-Rabatte einsehen und einen transparenten Vergleich zwischen verschiedenen Modellen unterschiedlicher Hersteller durchführen.

Neben der gewonnenen Bequemlichkeit und Zeitersparnis ergibt sich für die Nutzer dadurch zusätzlich der Vorteil, dass nunmehr eine Carpolicy auf Basis einer Leasingraten-Vorgabe einfach umsetzbar ist. Bisher noch oft anzufindende Listenpreisobergrenzen in den Fuhrparkregularien können durch diese deutlich kosteneffektivere Vorgabe ersetzt werden.

Digitalisierung der eigenen Poolfahrzeuge und internes Carpool-Sharing

Für den Nutzer steht oftmals auch die ständige Verfügbarkeit von Produkten und Dienstleistungen im Fokus von Veränderungen. Bei Bedarf jederzeit Leistungen abzurufen und auch ohne Vorplanung auf diese zugreifen zu können ist der Standard. Bei der Nutzung der Poolfahrzeuge im Unternehmen verhält es sich ähnlich. Digitale Plattformen ermöglichen Arbeitgebern heute, die aufwändige Zugriffsverwaltung der Pool-Fahrzeuge vollständig zu automatisieren. Fahrtenbücher, Schlüsselverwaltung, Dokumentation und Abrechnung der Vorgänge laufen dabei im Hintergrund und werden deutlich vereinfacht. Über eine zentrale App haben Nutzer rund um die Uhr die Möglichkeit, Reservierungen zu tätigen und Zugriff auf die Fahrzeuge zu erhalten.

Hier können sich neben den prozessualen auch finanzielle Vorteile für einen Fuhrpark ergeben, denn die digitale Verwaltung der Fahrzeuge vereinfacht Analysen von Auslastung und Fahrprofilen des Carpools. So entsteht eine Datengrundlage, mit der die tatsächlich benötigte Fahrzeugzahl überprüft und bedarfsgerecht angepasst werden kann. Darüber hinaus zeigen Auswertungen der Fahrprofile auch die Potenziale für den betrieblichen Einsatz alternativer Mobilitätsformen auf, wie etwa E-Bikes oder Lastenräder. 

Zusätzlich eröffnet sich die Möglichkeit, Mitarbeitenden auch durch die private Buchbarkeit des Carpools eine zusätzliche Alternative zum eigenen Fahrzeug aufzuzeigen. Attraktive Preise für die private Nutzung machen das Angebot interessant, gleichzeitig entfällt die Problematik eines geldwerten Vorteils für den Mitarbeiter beziehungsweise die Mitarbeiterin.

Für die Realisation eines solchen Projektes werden mit Unterstützung der DRWZ Mobile weniger als vier Monate benötigt. Von der ersten Abstimmung im Unternehmen, über den Einbau und die Konfiguration der Hard- und Software, bis hin zur fertigen Plattform inklusive Mitarbeitendenschulung. 

Elektronische Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung

Selbst die regelmäßige Überprüfung der Führerscheine von Dienstwagenfahrern und Poolfahrzeugnutzern kann durch intelligente Lösungen voll automatisiert werden – natürlich den gesetzlichen Vorgaben entsprechend. Auch in genossenschaftlichen Unternehmen gibt es immer noch Lücken bei der ordnungsgemäßen Abdeckung dieser Fuhrparkpflicht. Dies ist besonders kritisch, denn können im Ernstfall die entsprechenden Kontrollprozesse nicht nachgewiesen werden, drohen hohe Bußgelder, der Verlust des Versicherungsschutzes oder Freiheitsstrafen für verantwortliche Personen bis hin zur Geschäftsführung.

Derzeitig am Markt erhältliche Lösungen bieten die Möglichkeit, den Fahrern die eigenständige Kontrolle der Führerscheine über entsprechende Apps zu übertragen. Eine persönliche Vorlage der Führerscheine entfällt und der Fahrer beziehungsweise die Fahrerin wird bequem in einem regelmäßigen Turnus an die notwendige Kontrolle erinnert. Erst wenn wiederholt dieser Aufforderung nicht Folge geleistet wird, sendet die App eine Meldung an den Fuhrparkverantwortlichen. So ersetzt das System effektiv das händische Kontrollieren des Führerscheins, genau wie die manuelle Dokumentation des Vorgangs in Excel-Listen.Darüber hinaus ist es beim Angebot der DRWZ Mobile möglich, eine integrierte Lösung zur ebenfalls gesetzlich vorgeschriebenen jährlichen Fahrerunterweisung gemäß DGUV einzuführen. Auch hier ersetzt ein vollständig digitales Format die Präsenzveranstaltung und bietet einen effizienten Weg, den rechtlichen Vorgaben nachzukommen und diese lückenlos zu erfüllen. 

Kostenloser Fuhrparkcheck 

Auch wenn die großen Veränderungen in der Mobilität nur schrittweise vorgenommen werden können – selbst kleine Prozessveränderungen bringen oftmals erhebliche Erleichterungen für Nutzer und Fuhrparkverantwortliche mit sich. 

Um den genossenschaftlichen Unternehmen einen Status Ihres Fuhrparks in Bezug auf Nachhaltigkeit, Effizienz und Digitalisierung zu geben und eine Übersicht der möglichen Optimierungen aufzuzeigen, hat die DRWZ Mobile einen Fuhrparkcheck entwickelt, den sie ab November 2022 kostenlos auf ihrer Website www.drwzmobile.com zur Verfügung stellt.