Mit einer Innovationswerkstatt in die digitale Transformation

Die Schnelligkeit und die Dimension von Veränderungen haben massiv zugenommen. Diese Entwicklung wird durch die Technologie, ein verändertes Kundenverhalten und auch durch Verschärfungen in der Regulatorik getrieben. In einem solchen Umfeld ist es sehr wichtig, am Ball zu bleiben. Bei der Volksbank eG Horb-Freudenstadt hat man sich nach einigen internen Gesprächen, wie man bankseits mit der digitalen Transformation umgehen wolle, zur Gründung einer Innovationswerkstatt entschlossen. Es sollte ein Team entstehen, das sich bereichsübergreifend mit allen Themen rund um die Digitalisierung kümmert. Für die Formierung dieser Gruppe waren der Bank einerseits motivierte und technologieaffine Teilnehmer sehr wichtig. Zudem bot es sich an, die Gruppe nicht an einzelne Verantwortungsbereiche im Organigramm anzulehnen, sondern eine Mischung über mehrere Abteilungsbereiche zu finden. Dies gelang auf Basis einer internen Ausschreibung mit Attributen wie Freiwilligkeit, Eigenmotivation und Bereitschaft, auch außerhalb der Arbeitszeit mitzuwirken. Ein Team von acht Kollegen formierte sich. Die Innovationswerkstatt nutzte zunächst eine Themensammlung von vielzähligen Beiträgen der einzelnen Gruppenmitglieder zu verschiedenen Anforderungen der Digitalisierung. Nach der Bildung eines Clusters ergaben sich folgende Herausforderungen: strategische Rahmenbedingungen, organisatorische Entwicklungsbereiche, einzelne Fachthemen sowie der Mensch.

Mit einer ausformulierten Digitalisierungsstrategie und klaren Rahmenbedingungen für die Innovationswerkstatt wurden die Grundlagen gelegt. Drei Mitglieder des achtköpfigen Teams formierten sich zu einem Lenkungsteam. Sie sind allesamt Führungskräfte der Bank und in ihrer normalen Zuständigkeit verantwortlich für Organisation/Unternehmensentwicklung, Vertrieb/Marketing und EDV/IT. Mit diesem Führungstrio, den weiteren fünf motivierten Kollegen und in enger Abstimmung mit dem Gesamtvorstand wurden die Verantwortlichkeiten festgezurrt. Zu den Aufgaben des Teams gehört nicht nur die Markt- und Technologiebeobachtung, sondern es soll auch Ideengeber für die Bank sein. Für die Arbeit der Innovationswerkstatt wurden technische Lösungen mit mobilen Endgeräten in einem normalen WLAN außerhalb des Fiducia-Systems und der Anforderungen der Bankregulatorik organisiert. Auch waren von Anfang an Räumlichkeiten zum Ausbreiten gegeben und eine legere Kleiderordnung angesagt. Zudem wurden Schnittstellen definiert, bis zu welchem Punkt die Innovationswerkstatt zuständig ist und ab wann einzelne Themen in die Fachbereiche und demzufolge in die normale Bankzuständigkeit überführt werden. Mit viel Elan ging das Team sehr schnell einzelne Fachthemen an und erkannte, dass neben einem hohen Arbeitstempo auch Regelmäßigkeit und Struktur für die schnellere Umsetzung von Entwicklungen maßgeblich sind, seien es Leistungen für unsere Kunden oder nach innen gerichtete Optimierungen. Mit einigen Quick-win-Maßnahmen wurde gestartet. Dadurch wurden auch die weiteren Bankmitarbeiter mit dem neuen Umsetzungsverfahren bekannt gemacht.

Schlüsselfaktor Mensch

Früh wurde erkannt, dass es elementar wichtig ist, neben der Einführung neuer Technologien die Mitarbeiter mit auf diesen Weg zu nehmen. Nur wenn unsere Kollegen ebenfalls veränderungsbereit sind und dies auch in Richtung unserer Kunden positiv vertreten und begleiten, ist eine stimmige Gesamtentwicklung möglich. Daraus entstand die Idee eines digitalen Führerscheins. Unter dem Titel „fit for future“ entwickelte die Innovationswerkstatt ein Qualifizierungsprogramm für alle Kollegen, ob am Markt oder in Betriebsbereichen beschäftigt. Jeder Kollege soll die Möglichkeit haben, innerhalb eines Jahres diesen Führerschein zu machen. Der Vorstand der Bank unterstreicht die Bedeutung des digitalen Führerscheins mit einem Vergleich zum PKW-Führerschein. So wie man in der Region auf den PKW-Führerschein angewiesen ist, benötigt jeder in der Branche ein ausgeprägtes Grundwissen in Sachen Digitalisierung. Darüber hinaus wird es Bankbereiche geben, deren Mitarbeiter aufbauend auf den PKW-Führerschein noch einen LKW- oder auch einen Motorradführerschein machen müssen, da die jeweilige Aufgabe in der Bank eine Detailqualifizierung erfordert.

In einem modularen Aufbau stellte die Innovationswerkstatt die einzelnen Bausteine für dieses Qualifizierungsprogramm zusammen. Grundlage ist unter anderem ein E-Learning-Seminar der BWGV-Akademie namens „Online-Banking-Führerschein“. Darin werden in einzelnen Kapiteln viele wesentliche Informationen als Web-based-Training, via Studienbrief oder in Form eines Wissens-Checks durchgearbeitet. Eine abwechslungsreiche Interaktivität des Teilnehmers ist gewährleistet. Aufbauend für die jeweiligen Mitarbeiter, die dieses Modul durchlaufen haben, geht es dann mit einem selbst entwickelten Training rund ums Themengebiet Social Media weiter. Dieses wurde in Anlehnung an ein am Markt bestehendes Qualifizierungsprogramm an die Bedürfnisse der Bank angepasst. Als nächsten Schritt erwartet die Bank von den Kollegen Aktivitäten im eigenen Verhalten als Kunde und wirbt für den Download der VR-Banking-App aufs eigene Smartphone. Grundlage ist eine hundertprozentige Nutzungsquote des Online-Bankings bei den Mitarbeitern, was durch ein kostenfreies Kontomodell bei Onlineführung speziell für Mitarbeiter bereits gegeben ist. Als vorerst letzter Baustein des Qualifizierungsprogramms überweist der jeweilige Führerscheinabsolvent mit einer secureGo-TAN einen Cent an ein entsprechendes Konto und erhält im Gegenzug für den erfolgreichen Durchlauf dieser Module das bankseits kreierte und unterschriebene Zertifikat „fit for future“.

Überwältigende Teilnahmebereitschaft

Als wesentlicher Erfolgsfaktor für eine überwältigende Teilnahmebereitschaft wird ein Impulsworkshop angesehen. Diesen hat die Innovationswerkstatt komplett selbstständig organisiert, inhaltlich vorbereitet und umgesetzt. In einem auf 40 Teilnehmer begrenzten halbtägigen Workshop wurden viele Trends und Entwicklungen multimedial vermittelt. Aufgeteilt auf vier Themenbereiche (Modern Banking, FinTechs, Social Media, Internetsecurity) wurden Notwendigkeiten der eigenen Digitalisierungsstrategie vermittelt. Dabei setzten die Mitarbeiter der Innovationswerkstatt verschiedenste technische Neuerungen ein: eine kabellose Beamer-Präsentation ausgehend vom iPad, 3-D-Brillen, einen Telepräsenzroboter zur Begrüßung der Teilnehmer sowie eine 360-Grad-Kamera für ein Gruppenbild. Der Vorstand wurde zur Begrüßung bewusst durch eine Videokonferenz hinzugeschaltet. Insgesamt wurde durch diese Kick-off-Veranstaltung für die Qualifizierungsmaßnahme zweifelsfrei ein „Wow-Effekt“ bei den Teilnehmern ausgelöst und Eigendynamik zur persönlichen Qualifizierung angeregt. Thomas Funkler, Bereichsleiter Unternehmensentwicklung/Organisation und Leiter der Innovationswerkstatt, ist sich sicher: „Begeisterung und damit Eigeninitiative zu schaffen ist der Schlüssel, um Mitarbeiter und Bank nachhaltig nach vorne zu bringen. Durch diese Veranstaltung hat jeder für sich selbst erkannt, dass Qualifizierung keine Bringschuld der Bank, sondern eine Holschuld des Bankmitarbeiters ist, wenn er den Anschluss im Berufs- wie auch im Privatleben nicht verlieren möchte.“

Nach Ausschreibung der ersten 40 Teilnehmerplätze des Impulsworkshops mit anschließendem Qualifizierungsprogramm waren nach nur 30 Minuten alle Plätze ausgebucht. Es wurden Rufe nach einer weiteren Teilnahmechance laut. So wurde wenige Minuten nach der Ausbuchung des ersten Workshops ein zweiter Impulstag ausgeschrieben. Auch dieser war nach kurzer Zeit wieder ausgebucht, ein drittes Modul ebenso. Mit diesen drei Qualifizierungstranchen hat die Bank bereits über 80 Prozent ihrer Kollegen mit auf diese Reise genommen und ist sich sicher, durch ihren Weg eine Strategie zur erfolgreichen digitalen Transformation für die Volksbank eG Horb-Freudenstadt gefunden zu haben. Die Innovationswerkstatt der Volksbank eG Horb-Freudenstadt ist laut Andreas Sperlich, Berater beim BWGV, auch ein Beispiel für andere Volksbanken und Raiffeisenbanken. „Mit der Implementierung einer Innovationswerkstatt begibt sich eine Genossenschaftsbank auf den Weg der Digitalisierung, auf dem agiles Arbeiten, interdisziplinäre Zusammenarbeit und die Verknüpfung innovativer Themen optimal umgesetzt werden können“, so Sperlich. Verändertes Kundenverhalten, technische Rahmenbedingungen und die damit verbundene Entwicklung machten neue Räume der Zusammenarbeit notwendig. „Ein schneller und übergreifender Ideenaustausch sowie Freiraum für Ideen können schnelle Erfolge generieren. Im Fokus der Arbeit steht die stringente Ausrichtung am Kundenutzen.“