Von B wie Barcamp bis Z wie Zukunftskonferenz – welches Veranstaltungsformat ist das richtige? Vielleicht gemixt mit Fishbowl, Pecha Kucha oder Elevator Pitch? Finden Sie die Begriffe abenteuerlich, sind aber neugierig geworden?
Die alternativen Formate haben eines gemeinsam: Es sind Mitmachformate. Der Trend geht weg vom reinen Konsumieren bei Veranstaltungen hin zu aktiver Beteiligung, weg von der Frontalbeschallung hin zum gemeinsamen Erarbeiten von Lösungen.
Ob traditionelle oder alternative Formate – zuerst ist die Frage zu klären, welche Ziele erreicht werden sollen, wer die Zielgruppe ist und welchen Partizipationsgrad man anbieten möchte. Natürlich beeinflusst auch die Zahl der Teilnehmer das Format. Eine gelungene Veranstaltung muss interessant sein, die Teilnehmer in den Austausch bringen und Denkanstöße liefern. Dies erfordert auch Mut, bewährte und lange Zeit erfolgreiche Pfade zu verlassen. Wie werden die Teilnehmer darauf reagieren, wenn es keine konkrete Tagesordnung gibt, wenn jeder seinen Beitrag leisten soll? Probieren Sie es aus!
Ablauf und Inhalte nicht vorgegeben
Bei einem Barcamp zum Beispiel werden Ablauf und Inhalte erst zu Beginn der Veranstaltung in einem Sessionplan festgelegt. Eine Session dauert maximal 45 Minuten und kann aus einem Vortrag, einem Workshop oder etwas ganz anderem bestehen, was zur Problemlösung führt. Mehrere Sessions werden parallel durchgeführt. Es gilt das „Gesetz der zwei Füße“, das heißt, Teilnehmer können jederzeit eine Session verlassen, um an einer anderen teilzunehmen (auch „hummeln“ genannt). Man kann auch in gewohnte Formate alternative Elemente einbauen, wie beispielsweise Fishbowl. Bei dieser Methode werden ein innerer Moderationskreis mit etwa fünf Teilnehmern sowie einem freien Platz und ein äußerer großer Kreis gebildet. Der Innenkreis diskutiert ein Thema. Wenn von außen jemand dazu kommen will, kann er den freien Platz einnehmen oder auch einen Teilnehmer aus dem Kreis ablösen.
Pecha Kucha ist dagegen eine Vortragstechnik basierend auf Bildern und der Formel „20 Bilder à 20 Sekunden“. Jedes Bild wird genau 20 Sekunden eingeblendet und wechselt automatisch zum nächsten Bild, so dass sich eine Präsentationszeit 6 Minuten 20 Sekunden (20 Bilder x 20 Sekunden) ergibt. Es unterstützt eine kompakte Informationsvermittlung. Ebenfalls als Kurz-Präsentationsformat eignet sich Elevator Pitch.
Der Präsentierende hat 30 Sekunden bis zu zwei Minuten Zeit, um seine Idee vorzustellen. Dies sind nur einige wenige Beispiele aus einem Strauß von Möglichkeiten.
Veranstaltungen 4.0
Natürlich beeinflusst auch die Digitalisierung die Veranstaltungsbranche. Müssen wir nun befürchten, dass sich Teilnehmer lieber daheim am Computer oder unterwegs auf dem Smartphone eine Veranstaltung anschauen möchten? Für eine solche Variante wird sich sicher der eine oder andere aus Zeitgründen entscheiden. Glücklicherweise ersetzt (zumindest derzeit) kein Computer oder Smartphone den persönlichen Kontakt und Austausch. Deshalb haben Präsenzveranstaltung heute und in Zukunft ihre Berechtigung.
Allerdings wird die Präsenzveranstaltung digital unterstützt, angefangen vom Teilnehmermanagement bis hin zur Veranstaltungs-App. Seitens des BWGV nutzen wir seit über zwei Jahren ein elektronisches Teilnehmermanagement. Es gibt kein händisches Erfassen von Namen und Firmierungen und keine Anmeldeformulare mehr. Wenn sich Mitglieder anmelden, werden automatisch die Firmendaten aus unserem System ergänzt, und der Teilnehmer erhält eine Bestätigungs-E-Mail. Intern ist jederzeit eine aktuelle Teilnehmerliste einsehbar, aus der dann auch die Namenschilder generiert werden.
Seit einem Jahr sammeln wir Erfahrungen mit unserer webbasierten Veranstaltungs-App. Dort sind alle Informationen rund um die Veranstaltung auf einen Blick aufgeführt – das Tagungsprogramm, die Referenten, die Anreise (inklusive Bahn-App) usw. Schon wieder eine App herunterladen? Nein, das braucht es nicht. Dahinter verbirgt sich eine Internetseite. Wer sich für eine Veranstaltungs-App interessiert: Wichtig war für uns, dass sie immer wieder verwendbar ist und man nicht für jede Veranstaltung extra bezahlen muss. Wie geht es bei uns weiter? Veranstaltungs-App und Teilnehmermanagement werden zu einem Tool verschmelzen und uns auch beim Gästeempfang vor Ort unterstützen. Ansonsten gilt auch bei Veranstaltungen: Nichts ist beständiger als der Wandel. Wir freuen uns darauf!
